Desde hace tiempo, la firma física en documentos impresos se ha venido reduciendo hasta casi desaparecer. Pago con tarjeta de crédito, declaraciones a los organismos oficiales, documentos bancarios, compras a crédito… son operaciones en los que la firma física se ha sustituido por una clave, un certificado electrónico o la firma en un dispositivo electrónico. La firma física convencional va quedando como un anacronismo reservado a operaciones difícilmente digitalizables, como escrituras públicas o contratos.

En el mundo hotelero, la firma más frecuente es la del huésped en el parte de viajero, a su llegada. La obligación legal de conservar los partes de viajeros firmados da lugar a un engorroso problema de almacenamiento de estos documentos y un gasto no despreciable en papel, tinta, etc.

Como es habitual, la tecnología proporciona soluciones a esta problemática. A la espera de la homologación de procedimientos biométricos o validativos (huella digital, clave personal…) como métodos de firma, es posible eliminar la gestión de partes de viajero impresos mediante el uso de tabletas de firma electrónica. Estas tabletas, usadas desde hace tiempo en bancos, grandes superficies y entregas a domicilio, permiten recoger una firma en su superficie e incorporarla a un documento digital con la misma validez que la firma sobre el documento impreso.

Heraton PMS incorpora la opción de firmar los partes de viajero sobre tableta de firma. Cuando está activada, la impresión del parte de viajero se sustituye por la visualización en pantalla del impreso a firmar y la activación de la tableta para que el huésped firme sobre ella. Una vez realizada la firma, ésta se incorpora al parte de viajero y se guarda en formato PDF. Sólo si el cliente lo solicita, se le imprime una copia en papel.

Heraton PMS realiza una copia de seguridad de todos los partes de viajero, que se pueden conservar por tiempo ilimitado. Con ello habremos eliminado la necesidad de almacenar grandes cantidades de partes de viajeros impresos y habremos reducido drásticamente los gastos de impresión de los partes, con total seguridad.